KI-AUTOMATION FÜR KANZLEIEN · MÜNSTER & NRW
Mehr Mandate betreuen.
Weniger Papierarbeit.
Mandantenaufnahme, Dokumentenablage, Fristenanfragen, Rechnungsstellung — wiederkehrende Kanzleiprozesse lassen sich automatisieren. DSGVO-konform, selbst gehostet, ohne Kompromisse beim Datenschutz.
DAS PROBLEM
Zu viel E-Mail. Zu wenig Zeit für Mandate.
Jede neue Mandantenaufnahme bedeutet: Kontaktanfrage bearbeiten, Unterlagen anfordern, Stammdaten einpflegen, Ersttermin koordinieren. Händisch, per E-Mail, immer wieder neu. Dazu kommt ein permanenter Dokumentenstrom, der kategorisiert, abgelegt und weitergeleitet werden muss.
Das E-Mail-Volumen wächst, während die Zeit für die eigentliche juristische oder steuerliche Arbeit schrumpft. Fristen müssen im Blick behalten werden — und Mandanten erwarten schnelle Antworten, auch wenn das Büro geschlossen ist.
KI-Automation löst diese Engpässe — vollständig DSGVO-konform und auf Servern, die Sie selbst kontrollieren.
DSGVO-konform
Selbst gehostet mit n8n — Ihre Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur
Selbst gehostet
n8n auf deutschen Servern — keine Mandantendaten bei Dritten
ab 800 €
Einmalige Einrichtung für rechtssichere Kanzlei-Automatisierungen
5 KONKRETE AUTOMATISIERUNGEN
Was wir für Deine Kanzlei automatisieren.
Praxisnahe Workflows für Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater und Notare — alle DSGVO-konform und selbst gehostet.
Mandantenaufnahme-Workflow: Formular → CRM → Ersttermin-Buchung
Füllt ein Interessent das Kontaktformular aus, werden seine Daten automatisch ins CRM eingetragen, ein Mandanten-Datensatz angelegt und ein Link zur Ersttermin-Buchung versandt. Der gesamte Onboarding-Prozess läuft ohne manuelle Eingriffe — von der Anfrage bis zum gebuchten Termin.
Dokumente per E-Mail empfangen → automatisch kategorisieren und ablegen
Eingehende Dokumente per E-Mail (PDFs, Scans, Anhänge) werden automatisch erkannt, kategorisiert und im richtigen Mandantenordner abgelegt — wahlweise in Ihrem bestehenden DMS, in SharePoint oder einer definierten Ablagestruktur.
Fristenmanagement: automatische Erinnerungen an Mandanten
Für laufende Verfahren, Abgabefristen oder benötigte Unterlagen erhalten Mandanten automatische Erinnerungen per E-Mail — mit konkreten Handlungsanweisungen. Weniger Nachfassen, weniger versäumte Fristen, zufriedenere Mandanten.
Automatische Erstantwort auf Kontaktanfragen (KI-basiert, DSGVO-konform)
Neue Kontaktanfragen erhalten sofort eine qualifizierte KI-Erstantwort — mit relevanten Informationen zu Deiner Kanzlei, dem nächsten Schritt und einer Terminbuchungsmöglichkeit. Die KI läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur, keine Daten verlassen Ihr System.
Rechnungs-Workflow nach Abschluss einer Sache
Wird eine Sache als abgeschlossen markiert, löst das automatisch den Rechnungsprozess aus: Zeiterfassung wird zusammengefasst, Rechnung wird vorbereitet, auf Wunsch direkt per E-Mail versandt und in der Buchhaltung erfasst — kompatibel mit DATEV und anderen Systemen.
DATENSCHUTZ
Kanzlei-Automation muss DSGVO-konform sein.
Mandantendaten sind besonders schützenswert — juristisch und ethisch. Deshalb setzen wir bei Kanzlei-Automatisierungen ausschließlich auf selbst gehostete Lösungen mit n8n auf deutschen Servern.
Keine Mandantendaten bei US-amerikanischen Cloud-Anbietern. Keine unklaren Datenweitergaben. Volle Kontrolle über Ihre Automatisierungen — und volle Dokumentation für eventuelle Audits.
Selbst gehostet
n8n auf Ihrem Server oder einem deutschen Hosting-Anbieter
Mandantendaten geschützt
Keine Weitergabe an Drittanbieter-Clouds
Dokumentiert & auditierbar
Alle Workflows transparent und nachvollziehbar
FAQ
Häufige Fragen aus Kanzleien.
Ist KI-Automation in einer Kanzlei DSGVO-konform?
Ja — wenn sie richtig umgesetzt wird. Wir setzen auf selbst gehostete Automatisierungslösungen mit n8n, die auf Servern in Deutschland betrieben werden. Mandantendaten verlassen Ihre Infrastruktur nicht. Keine Cloud-Drittanbieter mit unklaren Datenschutzbedingungen.
Welche Kanzlei-Prozesse lassen sich sinnvoll automatisieren?
Besonders geeignet sind: Mandantenaufnahme (Formular → CRM → Ersttermin), automatisches Kategorisieren und Ablegen von Dokumenten, Fristenmanagement mit Erinnerungen, KI-gestützte Erstantworten auf Kontaktanfragen und Rechnungs-Workflows nach Abschluss einer Sache. Welche davon für Deine Kanzlei priorisiert werden sollten, klären wir im Erstgespräch.
Was kostet KI-Automation für Kanzleien?
Aufgrund der höheren Anforderungen an Datenschutz und Integrationssicherheit starten Kanzlei-Automatisierungen ab 800 €. Im kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Deine Prozesse und erstellen ein transparentes Festpreisangebot — ohne versteckte Kosten, ohne Überraschungen.
Kann die Automation mit unserem bestehenden Kanzlei-System integriert werden?
In den meisten Fällen ja. Wir können gängige Kanzleisoftware wie RA-MICRO, DATEV, Advoware oder andere Systeme über Schnittstellen anbinden. Im Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, welche Integrationen möglich und sinnvoll sind — und was gegebenenfalls Alternativen sind.
Gibt es Förderung für Kanzlei-Digitalisierung in NRW?
Ja. Das Bundesförderprogramm "go-digital" bezuschusst Digitalisierungsprojekte in KMU mit bis zu 50 % (max. 16.500 € Zuschuss). Kanzleien und Steuerberatungen fallen unter das Modul "Digitalisierte Geschäftsprozesse". Wir unterstützen Sie bei der Antragstellung und der erforderlichen Dokumentation.
Liefert ihr auch die DSGVO-Dokumentation für den Datenschutzbeauftragten?
Ja. Zum Setup gehört auf Wunsch eine vollständige Verfahrensverzeichnis-Dokumentation für Ihren Datenschutzbeauftragten — inklusive Beschreibung der eingesetzten Workflows, Datenflüsse und Speicherorte. Alle Automatisierungen laufen auf selbst gehosteter Infrastruktur in Deutschland.
Mehr Zeit für Ihre Mandate.
Für Kanzleien und Steuerberater in Münster — DSGVO-konform, selbst gehostet, das Erstgespräch ist kostenlos.